Google dokumenti nevjerojatno su prikladni, ali neodgovorno dijeljenje veza može otkriti dokumente koji su se mogli činiti privatnima.
Mnogi ljudi hvale Google dokumenti zbog svoje svestranosti i neprocjenjive mogućnosti dijeljenja dokumenta s određenim ljudima, ali one mogućnosti dijeljenja i način na koji se koriste mogu otvoriti vrata za velika kršenja privatnosti. Ponekad je zastrašujuće teško profesionalno koristiti Internet i izbjegavati oslanjanje na Googleove usluge, ali postoje načini istodobne upotrebe tih alata i zaštite osobnih podataka.
Googleov paket značajki koristan je gotovo svima koji imaju pristup Internetu. Tvrtka podržava riznicu besplatnih programa za sve djelatnosti, kao što su Gmail, Google tablice, Google pogon, Google Maps i naravno Google Docs. Svi ovi alati pružaju impresivne mogućnosti dijeljenja omogućujući korisnicima razmjenu podataka i suradnju na projektima, a neke je čak i zabavno koristiti.
Nastavite s pomicanjem kako biste nastavili čitati Kliknite donji gumb za brzi pregled ovog članka.
Nažalost, iskorištavanje ovih mogućnosti dijeljenja također stvara najveće rizike. U Google dokumentima najlakši način dijeljenja veza je uključivanje dijeljenja veza kako bi se dobio jedinstveni URL za dokument i ta veza poslala kolegi. Iako je izravna radnja slanja osobe s vezom na osobu relativno sigurna, ako taj dokument ima bilo kakve veze koje idu na druge web stranice, klikom na te veze prethodni URL (onaj koji je privatno stvoren za dijeljenje samog dokumenta) šalje se na novi direktorij web mjesta. To nije samo po sebi podla praksa - to je samo malo poznati dio načina na koji Internet funkcionira.
Kako zadržati privatnost prilikom slanja Google dokumenata
Jedan od najjednostavnijih i najučinkovitijih načina za sigurno dijeljenje Google dokumenta jest dijeljenje s određenim ljudima. Postoji nekoliko načina da se to postigne. Najbrži način je da dijeljenje veza ostane isključeno, a umjesto toga odaberite 'Specific People' u opcijama dijeljenja veza. To zahtijeva da se druga strana prijavi na Google račun, ali ako posao znači slanje osjetljivih podataka u dokumentu je vjerojatno vrijedan dodatnog koraka. Ako datoteka uključuje veze i korisnik klikne na njih, URL će i dalje drugim web lokacijama reći gdje se korisnik nalazio kad su kliknuli na vezu, međutim, tim web lokacijama neće dopustiti da čitaju sam dokument jer su postavljene opcije dijeljenja veza ograničiti pristup samo određenim odabranim ljudima.
Druga mogućnost je korištenje Google grupa. Ova ruta također zahtijeva da se svi uključeni prijave s Google računom, ali u zamjenu za to stvara popis ljudi kojima se sve može isključivo dijeliti. Ovo je izvrsna opcija ako posao zahtijeva često dijeljenje dokumenata s velikom grupom ljudi. Svaka će grupa imati svoju povezanu adresu e-pošte '@googlegroups', pa umjesto umetanja adrese e-pošte određene osobe prilikom odabira mjesta za dijeljenje dokumenta, jednostavno upotrijebite e-poštu grupe. Dobra je ideja pratiti članove grupe kako bi se održala svijest o tome tko ima pristup zajedničkim datotekama i lako je ukloniti ljude koji više nisu dio projekta.
U konačnici, kao što je to obično slučaj prilikom internetske komunikacije, ključno je voditi računa o postavkama privatnosti kada dijelite informacije. Uz pametno korištenje dijeljenja veza, Google dokumenti može biti i sigurno i sigurno.